Perché la riconciliazione è importante in contabilità?

riconciliazione È un processo contabile di base che garantisce che il denaro effettivamente speso o guadagnato corrisponda al denaro che esce o entra nel conto alla fine fiscale periodo.

La conciliazione è un’attività particolarmente importante per imprese e privati, perché è un assegno Fraudolento Attività e prevenzione relazione finanziaria errore. Nell’ambito delle normali procedure contabili, le riconciliazioni vengono solitamente eseguite su base regolare, ad esempio mensile o trimestrale.

Punti chiave:

  • La riconciliazione è un processo contabile che garantisce che l’importo effettivamente speso corrisponda all’importo visualizzato alla fine del periodo contabile che esce dal conto.
  • Individui e aziende conducono regolari riconciliazioni per verificare la presenza di errori o attività fraudolente.
  • Nell’ambito delle normali procedure contabili, le riconciliazioni vengono solitamente eseguite su base regolare, ad esempio mensile o trimestrale.
  • Esistono due metodi di riconciliazione: revisione del documento e revisione dell’analisi.
  • Per le piccole imprese, l’obiettivo principale della riconciliazione degli estratti conto bancari è garantire che il saldo del tuo record aziendale corrisponda al saldo del tuo record bancario

Come funziona l’insediamento

Alla fine di ogni mese e trimestre contabile è buona norma controllare i conti. Quando si controllano i conti, le aziende e gli individui verificheranno che la somma di ciascuna transazione sia coerente con il saldo del conto finale corretto. In genere, esistono due metodi per la riconciliazione: visualizzazione dei documenti e visualizzazione dell’analisi.

Revisione del documento

Il processo di revisione dei documenti confronta l’importo di ciascuna transazione con l’importo indicato come in entrata o in uscita nel conto corrispondente. Ad esempio, supponiamo che una persona responsabile conservi tutte le ricevute della carta di credito, ma nota che ci sono diversi nuovi addebiti sulla fattura della carta di credito che non riconosce. Ad esempio, le spese possono essere piccole e la persona pensa che siano spese per il pranzo e le ignora.

Alla fine del mese, il titolare del conto ha utilizzato la ricevuta della carta di credito per controllare la transazione sull’estratto conto della carta di credito e ha scoperto di non avere una ricevuta per alcune delle presunte spese del pranzo che apparivano sul conto.

Poiché le persone sono molto esigenti nel conservare le ricevute, chiamano la carta di credito per contestare l’importo. Dopo le indagini, si è scoperto che la carta di credito era stata rubata da criminali, che sono riusciti a ottenere informazioni sull’azienda e ad addebitare carte di credito personali. Gli individui vengono risarciti per commissioni errate, le carte vengono cancellate e le attività fraudolente cessano.

La verifica dell’estratto conto può aiutarti a evitare la restituzione di assegni (o il mancato pagamento elettronico) a partner e fornitori.

Revisione analitica

I metodi di revisione analitica possono anche rivelare attività fraudolente o Bilancio errore. In questo caso, la società stimerà l’importo da includere nel conto in base al precedente livello di attività del conto.

Ad esempio, la società di investimento immobiliare ABC acquista circa 5 edifici ogni anno. anno fiscale In base al livello di attività precedente. La società controlla i suoi conti ogni anno per verificare eventuali discrepanze. Quest’anno, l’importo stimato dei saldi dei conti previsti è diminuito in modo significativo.

Sulla base delle attività contabili e degli acquisti precedenti, l’importo stimato dei conti da pagare dovrebbe essere di 5 milioni di dollari. Il saldo effettivo dei conti da pagare per l’anno è stato di 48 milioni di dollari USA, una differenza importante nel bilancio.

Il contabile della ABC Company ha controllato il bilancio e ha scoperto che il contabile ha accidentalmente inserito uno zero in più alla fine dei conti da pagare.Rettifica contabile è possibile pagare per questi account A 4,8 milioni di dollari, che è l’importo approssimativo dei conti da pagare stimati.

Motivi per controllare gli estratti conto

La riconciliazione bancaria è un compito molto importante per qualsiasi azienda. Per le piccole imprese, l’obiettivo principale della verifica dell’estratto conto è garantire che il saldo del tuo record aziendale corrisponda al saldo del tuo record bancario. Può anche aiutarti a gestire e monitorare il tuo flusso di cassa.

Ecco alcuni altri motivi per cui le aziende dovrebbero controllare gli estratti conto ogni mese:

  • Identificare le frodi: quando controlli le transazioni nel tuo conto bancario, i segnali di frode dovrebbero essere la tua priorità assoluta. Ad esempio, gli assegni legittimi che hai emesso sono duplicati o modifiche? L’assegno viene emesso senza autorizzazione? C’è un trasferimento non autorizzato? Ci sono depositi mancanti nel conto?
  • Verifica inserimento dati: la riconciliazione dell’estratto conto consente di identificare eventuali violazioni, come importi errati, voci duplicate e altri errori di inserimento dati.
  • Confermare l’accuratezza dei rendiconti finanziari: questo è raro, ma le banche possono commettere errori. Controllare l’estratto conto è un modo per confermare che i tuoi rendiconti finanziari corrispondano all’estratto conto.
  • Dichiarazione dei redditi accurata: per generare la dichiarazione dei redditi corretta, è necessario controllare il proprio estratto conto.
  • Controllo del furto: il controllo del tuo estratto conto può anche impedire ai dipendenti o ad altri di rubare alla tua azienda.

In generale, il controllo degli estratti conto bancari può aiutarti a identificare eventuali transazioni insolite che potrebbero essere causate da frodi o errori contabili. Questo processo può essere svolto formalmente o informalmente.

Questo è vero per le aziende e gli individui. Dovrebbero verificare ogni transazione individualmente per assicurarsi che l’importo corrisponda esattamente. Se non corrisponde, si prega di notare eventuali discrepanze che richiedono ulteriori indagini.

Conseguenze della mancata riconciliazione degli estratti conto

Se ci sono differenze tra il conto e l’importo, è necessario spiegare queste differenze. Controllare il tuo estratto conto ti consentirà di individuare i problemi prima che sfuggano al controllo.

Ancora più importante, controllare il tuo estratto conto ti aiuterà a individuare le frodi prima che sia troppo tardi. È importante ricordare che secondo la legge federale, i consumatori godono di maggiori tutele per i conti bancari rispetto alle imprese. Pertanto, è particolarmente importante che le aziende rilevino eventuali frodi o attività sospette il prima possibile: non possono sempre contare sulla banca per compensare frodi o errori nei loro conti.

Linea di fondo

Controllare il tuo estratto conto significa semplicemente confrontare i tuoi documenti finanziari interni con quelli forniti dalla tua banca. Questo processo è importante perché garantisce la possibilità di identificare eventuali transazioni insolite causate da frodi o errori contabili. Come azienda, questo approccio può anche aiutarti a gestire il flusso di cassa e individuare eventuali inefficienze.

Domande frequenti sulla riconciliazione dell’estratto conto

Quali sono i passaggi per controllare l’estratto conto?

Il primo passo nella riconciliazione bancaria consiste nel confrontare la cronologia delle transazioni e il saldo della tua azienda con l’estratto conto mensile. Assicurati di verificare ogni transazione singolarmente; se gli importi non corrispondono esattamente, devi indagare ulteriormente su queste discrepanze.

Se qualcosa non corrisponde, dovresti seguire alcuni passaggi diversi. Innanzitutto, potrebbero esserci alcune ovvie ragioni per le discrepanze nel tuo account. Se hai emesso un assegno al fornitore e hai ridotto di conseguenza il saldo del conto nel sistema interno, la tua banca potrebbe mostrare un saldo più elevato fino a quando l’assegno non raggiunge il tuo conto. Allo stesso modo, se prevedi di effettuare un pagamento elettronico entro un mese, ma il saldo effettivo non avviene fino al giorno prima o al giorno dopo la fine del mese, ciò potrebbe causare discrepanze.

I veri segni di frode includono assegni non autorizzati e depositi persi.

Qual è il momento migliore per controllare l’estratto conto?

Si consiglia di controllare l’estratto conto almeno una volta al mese. Alcune aziende ad alto volume o che lavorano in settori ad alto rischio di frode possono controllare gli estratti conto più frequentemente (a volte anche quotidianamente).

Cosa appare sull’estratto conto?

Alcune aziende creano rapporti di riconciliazione bancaria per registrare le loro riconciliazioni regolari. Questo documento riassume le attività bancarie e commerciali, riconciliando il conto bancario dell’entità con i suoi documenti finanziari. L’estratto conto conferma che il pagamento è stato elaborato e la ricevuta di pagamento è stata depositata sul conto bancario.



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Autore dell'articolo: amministrazione2019

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